MANAJEMEN PRIMA

“Ia bangun kalau masih malam, lalu menyediakan makanan untuk seisi rumahnya, dan membagi-bagikan tugas kepada pelayan-pelayannya …… ” (Amsal 31:15).

PENGANTAR

Pemimpin adalah pemimpin. Pemimpin  juga dapat disebut manajer dan administrator. Prinsip ini menegaskan bahwa seorang pemimpin haruslah menyadari bahwa ia adalah pemimpin yang memahami peran dan tugas manajemen prima (primer), yaitu manajemen dan administrasi yang adalah seni kepemimpinan. Perlu disadari bahwa tatkala pemimpin memimpin, maka ia melaksanakan upaya memimpin yaitu memasuki kawasan manajemen. Di sini manajemen adalah seni kepemimpinan. Dapat dikatakan bahwa tatkala pemimpin memimpin maka ia sedang memanejemeni dengan mewujudkan seni memimpin. Hal pertama dan terpenting dari seni memimpin ini ialah bahwa setiap pemimpin harus memanejemeni diri-nya, yaitu mengelola dan mencitrakan perilaku (behavior) dan pola (style) kepemimpinannya sebagai landasan untuk menjalankan kepemimpinan.

Memanejemeni perilaku berarti pemimpin harus menata hati, pikiran, perasaan, kehendak, sifat, sikap, kata dan perbuatan yang olehnya ia dapat menyatakan kekuatan integritas dirinya guna mewadahkan hubungan responsif dengan orang yang dipimpinnya. Di sini pemimpin harus merumuskan bagaimana ia mencitrakan diri dengan integritas karakter, kapasitas dan kapabilitasnya secara patut dan pas.  Dengan pencitraan diri ini, pemimpin dapat membuktikan kompetensi dirinya yang menampakkan bahwa ia mampu mempengaruhi (memimpin) secara positif.

Pada sisi lain, memanejeni atau mengelola pola atau style kepemimpinan berarti pemimpin menetapkan orientasi yang pas berimbang, antara orientasi tugas (task or structure oriented) dan orientasi hubungan (relationship oriented), sehingga ia dapat mewujudkan efektivitas, efisiensi dan kesehatan hubungan kerja yang menghasilkan secara optimal. Mengelola style ini lebih berhubungan dengan cara bagaimana menata dan mengekspresikan model kepemimpinan yang berkualitas untuk memimpin. Mengekspresi model kepemimpinan berkualitas berarti pemimpin sedang menjalankan upaya memimpin (leading attempt) atau bekerja dengan memimpin melalui pengelolaan sumber-sumber kepemimpinan. Bekerja dengan memimpin berarti pemimpin sedang memanejemeni melalui upaya mengerahkan diri, semua komponen SDM dan sumber-sumber lain untuk melaksanakan tugas organisasi atau tugas manajerial. Tugas manajerial ini diwujudkan dengan menggunakan metode, strategi dan taktik unggul yang bersasaran membawa keberhasilan dalam kepemimpinan. Dalam melaksanakan tugas menajerial (manajemen prima) dimaksud,  pemimpin harus menyadari bahwa di dalamnya ada lima (5) matra manajerial, tiga (3) posisi peran manajemen dan delapan (8) aspek sumber-sumber yang harus dimanajemeni, yang dibangun bertulangpunggungkan satu (1) orientasi serta empat (4) langkah siklus implementasi manajemen dalam kepemimpinan.

1.       LIMA UNSUR MANAJERIAL. Secara substantif, pemimpin yang memasuki kawasan manajemen itu menyentuh lima matra atau unsur manajerial yaitu: koordinasi, perencanaan, pengorganisasian, memimpin dan mengawasi, yang selanjutnya dapat diuraikan sebagai berikut.

a.       Koordinasi (Coordinating). Koordinasi menjelaskan bahwa pemimpin secara proaktif mengambil tindakan inisiasi, pendorongan dan pendukungan dalam upaya penggalangan dan penyelarasan motivasi/ perspektif serta tindakan/ pengerjaan kerja dari awal ke akhir yang dilakukan secara konsisten dengan tujuan untuk mencegah ketidakjelasan tugas, kewenangan, hak, kewajiban, tanggung jawab dan pertanggung-jawaban dalam organisasi yang dipimpinnya.

b.      Perencanaan (Planning). Perencanaan adalah tindakan merangkum seperangkat kegiatan yang dilaksanakan dengan membangun landasan kerangka perencanaan strategis yang bertujuan untuk menggerakkan organisasi utuk mencapai tujuan yang telah ditetapkannya.

c.       Pengorganisasian (Organizing). Pengorganisasian adalah proses penataan tugas yang benar dalam suatu struktur organisasi dan penempatan orang yang kompeten serta tepat untuk memanejemeni setiap tugas, yang dilaksanakan secara bertanggung jawab.

d.      Memimpin (Leading). Memimpin adalah proses pelaksanaan kerja atau aktualisasi kinerja kerja yang dilakukan oleh pemimpin bersama-sama bawahannya (sinergy) dan dilaksanakan serempak melalui orang yang dipimpinnya (simultaneous), yang ditandai oleh adanya upaya mempengaruhi atau menggerakkan (influencing), mengarahkan (directing), memotivasi (motivating), mendukung (backing/ supporting), mengawasi (supervising) atau mengevaluasi (evaluating) pelaksanaan tugas dan orang yang dipimpin dalam upaya pengerjaan kerja (performing) mencapai target yang dilakukan dengan efektif, efisien, serta hubungan sehat ke arah produktivitas optimum dalam kepemimpinan.

e.      Mengawasi (Supervising). Mengawasi adalah tindakan pemastian kerja yang memberikan keyakinan serta kepastian tentang pelaksanaan kerja yang dilakukan sesuai perencanaan. Pengawasan dilakukan melalui penilaian, masukan, koreksi dan rekomendasi untuk refinesasi terus menerus, yang bertujuan agar seluruh pekerjaan dalam proses pengerjaan kerja berjalan dengan lancar mencapai target dan tujuan yang telah ditetapkan untuk setiap kurun waktu kepemimpinan.

2.       TIGA PERAN MANAJERIAL. Tiga peran manajerial itu adalah Peran Manajer Teknokrat (Technocrat Manager), Peran Manajer Pendukung (Supporting Manager), dan Peran Manajer Lini Tugas (Middle Line Manager).

a.       Peran Manajer Teknokrat (Technocrat Manager). Peran manajer teknokrat bersifat strategis untuk menetapkan dan mengerjakan tugas-tugas normatif menopang pemimpin dalam kepemimpinan. Manajer teknokrat bertanggung jawab untuk membangun perencanaan strategis dan perencanaan kontingensi, menetapkan ketentuan-ketentuan, standar-standar, prosedur, petunjuk pelaksanaan serta evaluasi, pelaporan dan langkah taktis untuk menopang pemimpin memimpin organisasi.

b.      Peran Manajer Pendukung (Support Manager). Manajer pendukung berperan mengelola sumber-sumber untuk memberikan dukungan bagi pelaksanaan kerja organisasi. Manajer pendukung bertanggung jawab mengelola keuangan (budgeting, accounting, auditing), logistik, teknologi, administratif, pemeliharaan, transportasi, komunikasi, media, hukum,  kegiatan sosial dsb., berbasis prinsip ekonomi-bisnis dalam pelaksanaan kepemimpinan.

c.       Peran Manajer Lini Tugas (Task Line Manager). Manajer lini tugas adalah manajer yang bertanggung jawab memimpin para administrator dan para bawahan untuk melaksanakan tugas operasional secara langsung di lapangan menyentuh tugas dasar, tugas utama, serta tugas pendukung dalam kepemimpinan mencapai produktivitas yang telah dicanangkan.

3.         DELAPAN SUMBER MANAJERIAL. Pemimpin memimpin dengan memanejemeni sumber-sumber dalam kepemimpinannya. Memanajemeni sumber-sumber di sini berarti mengelola hubungan kemanusiaan dan semua sumber lain guna mewujudkan performa kepemimpinan. Makna dari memanejemeni hubungan kemanusiaan ini ialah mewujudkan kerja sama melalui “pemenuhan kebutuhan, mempengaruhi secara terencana, dan berkomunikasi, dalam melaksanakan tugas berdasarkan perencanaan strategis membawa organisasi memasuki masa depan melalui penggunaan semua sumber pendukung dalam praksis memimpin.” Dalam melaksanakan peran manajerial di atas, pemimpin dengan sendirinya menyentuh pengelolaan delapan aspek sumber. Kedelapan aspek sumber atau 8 M itu adalah sebagai berikut:

a.  Men (manusia),

b.  Machine (teknologi),

c.   Material (materi atau bahan-bahan),

d.  Money (uang),

e.  Market (pasar),

f.   Methods (metode-metode),

g.  Moment (waktu), dan

h.  Management systems (sistem manajemen).

4.         SATU ORIENTASI MANAJERIAL. Pemimpin dalam memanejemeni organisasinya hanya dapat menerapkan suatu orientasi sistem menamenmen, yaitu antara lain, Total Quality Management (TQM) atau Manajemen Kualitas Total (MKT). Total Quality Management ini dibangun di atas prinsip dasar yaitu: “Pemimpin Berkualitas + Proses Berkualitas + Produk Berkualitas + Kepuasan Pelanggan” yang didukung oleh falsafah kualias, budaya kualitas, bahasa kualitas, standar kualitas, performa kualitas, produk kualitas, layanan kualitas yang diwujudkan secara konsisten dan dinamis dalam sepanjang upaya memimpin.

5.         EMPAT SIKLUS MANAJERIAL. Dalam penerapan pelaksanaan manajemen ada empat siklus manajemen yang harus dipastikan. Keempat siklus manajemen itu adalah Plan, Do, Check, Action (PDCA) atau Balance Business Performance (BBP): Finance – (F); Internal Processes – (IP); Continous Improvement – Learning and Growth – (CILG); dan Customer Satisfaction – (CS) yang dimanajemeni dari empat sisi yaitu Aim (A); Standard Achievement (SA); Objective (OB); Action (AC), yang diterapkan dalam sepanjang proses kepemimpinan. Penggunaan penerapan siklus manajerial ini bertujuan untuk memastikan adanya dinamika performansi berkualitas. yang terlaksana secara bersinambung.

AMARAN

Telah diuraikan di atas bahwa dalam seni kepemimpinan atau manajemen prima itu ada lima (5) matra manajerial, tiga (3) posisi peran manajemen dan delapan (8) aspek sumber-sumber yang harus dimanajemeni, yang dibangun bertulangpunggungkan satu (1) orientasi serta empat (4) langkah siklus implementasi manajemen. Pokok-pokok ini telah jelaskan dengan memberikan penegasan pada intinya masing-masing seperti yang telah diuraikan di atas. Tugas setiap pemimpin adalah berupaya untuk mengasah seni manajemennya dengan seberkualitas mungkin, sehingga ia dapat mewujudkan upaya memimpin secara berkualitas dalam seluruh proses kepemimpinannya. Mengingat bahwa manajemen adalah seni kepemimpinan, maka sampai pada tahap ini, pemimpin sendirilah yang harus membuktikan diri sebagai pemimpin kompeten dengan semangat entrepreneurial tinggi ditandai keandalan manajerial ampuh yang olehnya ia dapat membuktikan diri sebagai piawai dalam menjalankan upaya memimpin yang berkualitas degan penerapan manajemen prima. Selamat berupaya, selamat mencoba, selamat membuktikan diri.

Jakarta, Oktober 2010

Dr. Yakob Tomatala